展示会成功のカギは計画にあり!出展準備からリード獲得までの完全ガイド

展示会成功のカギは計画にあり!出展準備からリード獲得までの完全ガイド

展示会への出展が決まったものの、どこから手をつければいいのか不安を感じていませんか?出展当日までの準備や終了後のフォローアップのポイント、他社の成功事例や最新のトレンドの把握は、展示会で成果を上げるために欠かせません。
この記事では、初めての展示会出展に向けた基礎知識から具体的な準備方法、トレンドや成功事例までを詳しくご紹介します。展示会出展の成功に向けて、ぜひ参考にしてください。

展示会出展の目的と目標を明確にする

まず最初に、「目的」と「目標」を明確にすることが展示会出展を成功させるカギとなります。出展準備に入る前に、自社の課題に応じてそれぞれを設定しましょう。

展示会出展の目的を明確にする

展示会に出展する際、主な目的としては以下のような項目が考えられます。

・サービスの認知度向上
自社名や自社のサービス、製品をより多くの人に知ってもらう。

・新規顧客の獲得
展示会での接触を通じて、新しい顧客を開拓する。

・既存顧客との関係性強化
既存顧客に対して最新情報やサービスを提供し、信頼関係を深める。

目的を明確にすることで、いつの間にか出展すること自体が目的になってしまうことや、メンバー間の認識の齟齬を防ぐことができ、具体的にどんな成果を得たいのかを元にした適切な目標設定につながり、成功への道筋が見えてきます。

目標設定を行う

次に、目的に基づいて具体的な数値目標を設定しましょう。例えば、「展示会で1,000件のリードを獲得する」や「3ヶ月以内に20件の新規契約を締結する」などの目標が挙げられます。
このように明確な数値目標を立てることで、必要な準備や施策が明確になり、行動計画の策定が行いやすくなります。

企画と出展の準備

展示会出展は、事前の準備が成否を分けます。適切な準備スケジュールを立て、ブースのデザイン、集客方法など様々なポイントを押さえた準備をすることで、成果を最大化することができます。 ここからは出展までの流れと必要な準備をご紹介します。

会期4〜5ヶ月前の準備

・出展する展示会の検討、確定
自社の目的及びターゲットに最も適した展示会を選び、参加を決定します。BtoBやBtoCなどターゲットやエリア、展示会の種類や規模を見極め、自社のプロモーションに最も効果的な展示会を選ぶことが重要です。

・会期までのスケジュールを立てる
展示会当日までの準備をスムーズに進めるため、詳細なスケジュールを作成します。会期が迫ると時間が限られるため、余裕を持った計画を立てましょう。社内外の調整を含め、役割分担や締め切りを明確にします。

会期3ヶ月前の準備

・出展コンセプト決定
展示会で発信したいメッセージやテーマをまとめたコンセプトを決定し、ブース全体で統一感を持たせます。自社製品やサービスを効果的にアピールするため、出展コンセプトに基づいた展示内容を検討しましょう。

特に、より多くの商品やサービスを展示したいと考えがちですが、対象を広げ過ぎず、売れている商品や出展コンセプトに合ったものをしっかり訴求する方が効果的だとされています。

・効果的な集客方法の検討、実施
事前のプロモーションやマーケティング戦略をしっかり立て、自社ブースに来場者を集める方法を検討します。Web、メール、案内状、DMなどを活用し、関係者やターゲットに事前に案内を送ることで集客につなげます。案内の際には、「出展コンセプト」「出展商品」「開催場所」「開催日時」などの基本的な情報に加えて、「来場特典」などの来場者にとってメリットとなる情報を含めることがポイントです。

・展示ブース施工会社の選定
信頼できるブース施工業者を選び、質の高いブースを準備します。施工業者が確定したら
デザインの調整や、制作の遅延を防ぐためにも早期に打ち合わせを行いましょう。

・ブースデザインとレイアウトを考える
展示会ブースでは、見栄えに頼るだけでなく、来場者が自然と入りたくなり、興味を引く空間にレイアウトすることが重要です。
具体的なポイントを2つご紹介します。

1.来場者を引き込むための仕掛けを作る
ブースの前を通り過ぎる来場者は、基本的に自社のブースには自然には入ってきません。そのため、来場者の注意を引き、足を止めてもらうための「仕掛け」が重要です。
例えば、「目立つディスプレイ」や「インタラクティブなコンテンツを配置する」、「試供品やサンプルを配布する」、「体験型のデモンストレーション」を行うなど、来場者がブースに興味を持ち、足を踏み入れやすくするような工夫が求められます。

2.自社をどう伝えるかを考え抜く
ブース内では、来場者に自社のサービスやソリューションが何を提供できるのかを効果的に伝える必要があります。これは単なる説明ではなく、来場者が自分ごととして捉えられるような「体験」を通じて理解してもらうことが重要です。例えば、サービスの実際の使用例を視覚的に示す、体験コーナーを設けて実際に使ってもらう、問題解決のプロセスをわかりやすく伝えるなど、イベントならではの体験を基にした自社理解を促す工夫が必要です。

会期2ヵ月前

・ブース設計後の計画調整
ブース設計が完了したら、細部の計画を調整し、展示会当日までに全ての準備を整えます。

・人員手配
展示会での役割分担を明確にし、当日に必要なスタッフを確保します。接客担当者や技術スタッフなど、必要な人数と役割分担を決めておくとよいでしょう。

会期1ヵ月前

・説明資料やリーフレットの作成、パネルなどの原稿準備
来場者に配布する資料やブース内で使用するパネルなどの準備を進め、メッセージが明確に伝わるようにします。

・展示物の配送手配
展示物や資材の配送を手配し、会期前に全てが揃うように準備をします。

会期14日前~会期前日まで

・搬入準備(持ち物チェック)
必要な物品のリストを作成し、忘れ物がないように最終チェックを行います。

・展示会当日のブース運営リハーサル
スタッフ全員が当日の流れを理解できるよう、ブース運営のリハーサルを行います。来場者がブースに訪れたことを想定し、一連の流れをシミュレーションしてみましょう。

・展示ブース、パネルの確認
ブースやパネルなどの設置が完了しているかの最終確認をし、展示会当日を迎える準備を整えます。

当日の運営とフォローアップ

展示会当日は、ブースの来場者への対応が非常に重要となります。質問に的確に答えられるようにマニュアルを準備し、説明に使う資料やサンプルを効果的に活用しましょう。

・ブース来場者への挨拶を徹底する
ブースに立ち寄った来場者に対して、笑顔での挨拶は基本です。最初の接触で好印象を与えることが、顧客の関心を引き、次のステップへとつながります。挨拶が丁寧かつフレンドリーであるほど、ブースに滞在してもらう時間が長くなる傾向があります。

・質問に回答できない場合は、詳しいスタッフへの引き継ぎを丁寧に行う
質問にその場で答えられない場合は、無理をせずに専門のスタッフに引き継ぎましょう。この際、引き継ぎをスムーズに行い、来場者が待たされる時間をできるだけ短縮することが重要です。対応の迅速さと正確さが、信頼感を高めるポイントとなります。

・商品やサービスについて、事前に運営マニュアルで確認し覚えておく
来場者が最も関心を持つ点として、他社と比べた際の自社の優位性や導入事例、納期、価格、購入方法などの具体的な情報です。これらの内容を事前に把握し、マニュアルに基づいて確認することで、当日の質問対応がスムーズに進みます。

・ブースでの接客の基本
接客の際は、来場者の話に耳を傾ける姿勢が大切です。まずは相手のニーズや課題をしっかりと聞き取り、それに応じた提案やアドバイスを行うことで、相手にとって最適な解決策を示すことができます。質問に対して的確に答えるだけでなく、積極的に提案を行う姿勢が、商談につながる可能性を高めます。

展示会後のフォローアップ

展示会で得たリードやクライアントの関心は、時間が経つにつれて徐々に薄れてしまうことが多いです。そのため、フォローアップはできるだけ迅速に行うことが必要です。これにより、来場者の興味や熱意が冷めるのを防ぎ、展示会からの自社との関係をより強化することができます。

・メールでたくさんの顧客と接点を持つ
展示会終了後すぐにサンクスメールを送ることをお勧めします。
メールには、次のステップへの誘導や、展示会での記憶を呼び起こすコンテンツを含めると効果的です。

・電話でのアプローチ
重要なリードや見込み度の高いクライアントには、電話での直接的なフォローアップが有効です。展示会でのやり取りを思い出してもらいながら、次のアクションを提案することで、関係をさらに深めることができます。

・顧客属性に合わせたDM
顧客の興味や属性に応じたDMを活用し、よりパーソナルなアプローチを行います。例えば、展示会で関心を示した特定の製品やサービスにフォーカスしたDMを送ることで、来場者の興味を再び引きつけることができます。
迅速で適切なフォローアップにより、展示会で得たリードを確実な商談に発展させることが可能になります。

展示会のトレンド

展示会の形態は、技術の進化や参加者のニーズに合わせて変化しています。ここでは、最新の展示会トレンドを紹介します。

ハイブリッド型の展示会

近年、展示会の形態は進化しつつあり、「リアル/オンライン」の良さを組み合わせたハイブリッド型の展示会が注目されています。従来の会場に人が集まるリアル展示会と、オンライン上で開催する展示会を同時に実施するもので、物理的に会場に足を運ぶことが難しい参加者にもリーチすることができ、参加者の数を最大化することが可能です。

特に、オンライン上でオリジナルのセミナーを行うことで、より深い情報提供や教育的なコンテンツを提供でき、参加者との接触を増やす機会となります。参加者のニーズにあったセミナーを行うことで、具体的な商談化も実現しやすくなります。

 体験型マーケティング&デザイン

単に製品やサービスを紹介するだけでなく、来場者が実際に手を動かし、体験できるインタラクティブな展示やアクティビティが重要となっています。このような体験型マーケティングやデザインは、今後の展示会で活用されることが期待されています。
例としてデジタル技術やAR(拡張現実)、VR(仮想現実)などを駆使し、展示そのものを魅力的な体験として提供することで、来場者のエンゲージメントを高めることに繋がります。 

【Qoil事例】菊正宗

Qoilでは、菊正宗酒造様のスーパーマーケット・トレードショー2024(SMTS2024)出展をプロデュースしました。長い歴史の中で挑戦を続ける企業姿勢と新商品の価値を伝えるため、コンセプト設計からブース制作、コミュニケーション設計までを担当。
メイン通路に向けた開放的なブースは、3メートルの「ギンパック」3Dモックやバーカウンター風の試飲コーナーを設置し、来場者を引き付けました。8万人の来場者の中で、多くのバイヤーとの関係構築に成功しました。

参考:https://www.qoil.co.jp/news/20240314/

まとめ

展示会出展を成功させるためには、事前準備と綿密な計画が不可欠です。Qoilでは、目的設計から、デザイン、当日の施行・運営、さらにはリード(名刺)獲得後の商談支援まで、一貫してサポートします。
展示会出展を検討される際は、BtoB企業の展示会やブランディングも数多く手掛けており、専門的なサポートが可能なQoilへぜひご相談ください。